08.01.2021 | Служба новостей УкрФирм
Организация конференций трудный, ответственный и энергозатратный процесс. Иногда справиться с подготовкой самостоятельно тяжело, особенно если до назначенного дня осталось мало времени. Большинство конференций длятся больше 2 часов, а то и целый день. Проведение деловых мероприятий такого формата обязывает организаторов делать несколько кофе-брейков и полноценный перерыв на обед. Заниматься сервировкой стола, приготовлением и подачей блюд долго и утомительно. Снять с себя нагрузку можно, наняв команду. Кейтеринг Киев – это удобное решение для любой компании высокого уровня.
Этапы подготовки
При организации конференции необходимо учитывать много деталей. Занимается обычно этим один человек, который обязан выполнить титаническую работу в ограниченное время. Сделать это не всегда реально, поэтому часть обязанностей передают агентствам. Ключевые этапы подготовки:
- Подбор конференц-зала.
- Выбор даты.
- Разработка программы.
- Составление списка приглашенных.
- Отправка гостям приглашений.
- Аренда техники для проведения конференции в Киеве.
- Заказ кейтеринга.
- Покупка канцтоваров, провизии и других вещей, которые понадобятся участникам.
На всех этапах возникает много трудностей и непредвиденных нюансов. Если поручить выбор места и составление списка гостей не кому, то доверить организацию обеденных перерывов можно кейтеринговой компании. Услуга кейтеринг Киев позволит не волноваться о закупке продуктов, найме поваров и официантов. Команда все приготовит, а после банкета приберет со столов.
Зачем необходим кейтеринг
Под термином кейтеринг сейчас подразумевают организацию банкета (фуршет, пикник, романтический ужин и т.д.), которой занимается специализированная компания. Она берет на себя обязанности:
- Заказ продуктов у проверенных поставщиков.
- Составление меню. Заказывают необычные торжества, привязанные к определенной тематике. Все пожелания учитываются и меню заранее согласовывается с организатором конференции.
- Найм сотрудников – официанты, сомелье, повара, посудомойщики.
- Подготовка стола. Один большой для пышного застолья или несколько фуд-зон, разделенных в зависимости от видов закусок. Нет ограничений, есть масса возможностей, которые легко воплотить на практике.
- Обслуживание в ходе процесса. Разливают напитки, выносят блюда, меняют посуду и приборы на столах.
- Уборка помещения после банкета. Моют посуду, убирают со столов, упаковывают остатки еды и напитков, если об этом попросил заказчик.
Весь фронт работ согласовывается заранее. Поэтому организатор продумывает, что необходимо, дает четкие указания. Можно поручить подготовку застолья полностью кейтеринговой компании. Только назвать время и место, количество гостей и предпочтения в еде. А они сами создадут тематику, украсят зал, накроют на стол и подготовят вкусный обед.
Как лучше организовать мероприятие
При подготовке деловой встречи сразу составляют тайминг и план. Чтобы мероприятие прошло без заминок, организатор позаботится о необходимой мебели, оборудовании. Аренда техники для проведения конференции в Киеве также важна. Ведь без мультимедийного и музыкального сопровождения провести достойную презентацию сейчас невозможно.
После подготовки всех мелочей организатор приступает к планированию. Распространенный вариант, который удобен гостям при длительном заседании:
- Встреча, рассадка.
- Раскрытие темы, начало обсуждений.
- Через два часа первый кофе-брейк на 15-20 минут.
- Продолжение обсуждения – 2-3 часа.
- Полноценный обед длительностью один час.
- Заключительная часть, подведение итогов – до 3 часов.
- Фуршет по желанию.
Каждые два часа делают перерыв на кофе. Раз в 5-6 часов – полноценный перерыв на обед. Если планируется фуршет в конце мероприятия, то он не должен идти сразу после кофе-брейка.
Для конференций, которые начинаются до 11 утра и заканчиваются после 8 вечера положены два больших перерыва. Если начало во второй половине дня, то имеет смысл сделать несколько коротких пауз на перекус, а банкет после окончания. Это не утомит посетителей и оставит приятные впечатления.
При выборе блюд, учитывайте, что у людей могут быть разные вкусы и потребности. Поэтому должны быть мясные, рыбные и вегетарианские закуски. Сладкое и мучное всегда в почете, так как быстро утоляет голод. Кофе и чаи ставят нескольких видов. Лучше иметь кофемашину и кулер или термопот, чтобы гости пили горячее. Разнообразие, не означает, что придется потратиться. Компания рассчитает количество еды на каждого человека и сделает порции, которых хватит на всех в достатке.
5 причин заказать кейтеринг
Кейтеринг – это не пустая трата средств. Это экономия – профессионалы по опыту знают, сколько продуктов нужно, где купить их по доступной цене. Иначе вы рискуете переплатить. Есть и другие не менее значимые причины довериться опытным работникам.
Экономия времени
При планировании конференции дел предостаточно, и тратить время на составление меню, поездки на склад, к поставщикам просто некогда. Плюс нужно договориться с рабочими, заказать оборудование, посуду. Даже в телефонном режиме это займет неделю. Лучше освободить время для более значимых с деловой точки зрения моментов.
Идеальная подача
Повара украсят блюда, официанты подадут горячими. Правильно сервированный стол тоже важен. Вот только не каждый знает нюансы сервировки. Кейтеринг – это роскошные яства, идеальный стол и божественный вкус.
Разнообразное меню
Мероприятий много, гости постоянные, так чем их удивить в этот раз? Регулярно выдумывать деликатесы не хватит фантазии, тем более что других забот хватает. Команда профи предложит такой ассортимент для выбора, что хватит на десять ужинов вперед.
Качество важнее всего
Кейтеринговая компания гарантирует качество продуктов, из которых делают закуски. Это не только вкусно, но и безопасно для здоровья.
Забота о гостях
Приятно удивит, порадует и запомнится хороший ужин или обед. Настроение участников собрания – главное в успехе. Тем более, что на голодный желудок люди хуже воспринимают информацию. Хотите порадовать, показать профессионализм, тогда доверьтесь кейтеринговой команде.
Закажите просторный конференц-зал, попросите установить нужное оборудование и технику, спланируйте ход мероприятия и позаботьтесь о вкусной еде. Тогда успех гарантирован.